
Cách in Excel trong 1 trang là một thủ thuật văn phòng quan trọng, mà dân công sở nên nắm vững để tiết kiệm thời gian cũng như tránh lãng phí giấy in.
Lợi ích khi biết cách in Excel trong 1 trang
Việc in ấn tài liệu Excel gọn gàng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, nó còn mang lại nhiều lợi ích khác. Dưới đây là những lý do vì sao bạn nên nắm vững cách in Excel trong 1 trang:
- Tiết kiệm giấy, chi phí in ấn: Khi bạn nắm rõ cách in Excel trong 1 trang, bạn sẽ tránh được tình trạng dữ liệu tràn ra nhiều trang giấy không cần thiết. Điều này hỗ trợ hạn chế việc lãng phí giấy, đồng thời giảm bớt chi phí in ấn, đặc biệt là khi in các tài liệu hoặc báo cáo có khối lượng lớn.
- Dễ đọc và theo dõi thông tin: In toàn bộ dữ liệu Excel trên một trang duy nhất giúp người đọc dễ dàng theo dõi thông tin hơn. Không cần phải chuyển qua lại giữa các trang, mọi dữ liệu cần thiết đều gói gọn trong một tầm nhìn, để việc phân tích hay so sánh dữ liệu trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn.
- Tăng tính thẩm mỹ, độ chuyên nghiệp: Một bảng tính được in vừa vặn trên trang giấy tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn. Việc căn chỉnh dữ liệu hợp lý sẽ giúp tài liệu trông sạch sẽ, có tổ chức, tạo ấn tượng tốt khi trình bày với sếp, đồng nghiệp hay đối tác.
- Dễ dàng lưu trữ, chia sẻ: Khi bảng tính Excel được in gọn trên trang A4, việc lưu trữ nó trong các tệp hồ sơ cũng dễ dàng hơn. Bạn sẽ dễ dàng chia sẻ tài liệu này với người khác, đảm bảo rằng họ có thể xem toàn bộ thông tin mà không bị thiếu sót hay phân tán qua nhiều trang khác nhau.
Hướng dẫn cách in Excel trong 1 trang
Chỉnh lại khổ giấy vừa trong 1 trang
Để điều chỉnh lề, đảm bảo trang in Excel của bạn được in gọn gàng, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở file Excel bạn muốn in.
Bước 2: Bạn bấm chọn thẻ Page Layout trên thanh công cụ.
Bước 3: Chọn mục Margins để điều chỉnh lề trang in.
Bước 4: Tiếp tục nhấn vào Custom Margins để tùy chỉnh lề theo ý muốn.
Bước 5: Điều chỉnh các lề: Left (trái), Right (phải), Top (trên), Bottom(dưới). Sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để xem trước bản in và kiểm tra xem đã phù hợp chưa.
Sử dụng Page Break Preview
Để thực hiện cách in Excel trong 1 trang hiệu quả, bạn có thể sử dụng chế độ Page Break Preview, và làm theo các bước hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn thẻ View. Đây là nơi bạn có thể truy cập các chế độ xem khác nhau trong Excel.
Bước 2: Tiếp theo, chọn Page Break Preview.
Bước 3: Khi bạn vào chế độ này, file Excel sẽ hiển thị các đường phân cách trang, cho phép bạn thấy cách các trang sẽ được in ra và giúp bạn điều chỉnh nội dung nếu cần.
Bước 4: Để tiến hành in, vào File và chọn Print. Tại đây, bạn sẽ thấy bản xem trước cùng các tùy chọn in.
Bước 5: Cuối cùng, hình in ra sẽ giống như hình ảnh xem trước mà bạn đã thấy trước đó. Bạn có thể kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mọi thứ đều nằm gọn trong 1 trang, và chỉnh sửa lại nếu thấy cần thiết trước khi chính thức in.
Thông qua Page Layout
Hoặc bạn cũng có thể sử dụng các tính năng trong mục Page Layout để thực hiện cách in Excel trong 1 trang:
Bước 1: Bấm vào mục Page Layout trên thanh công cụ.
Bước 2: Mở phần cài đặt Page Setup bằng cách nhấp vào biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên phải của mục Page Layout. Một hộp thoại sẽ hiện ra, cho phép bạn điều chỉnh nhiều tùy chọn khác nhau cho trang in.
Bước 3: Đầu tiên, chọn định dạng trang là A4 theo chiều dọc hoặc ngang tùy theo nhu cầu của bạn. Việc chọn định dạng đúng sẽ hỗ trợ bạn tối ưu hóa không gian trên trang in.
Bước 4: Trong mục Fit to, điều chỉnh thông số thành 1 page(s) wide by 1 tall, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong bảng tính của bạn được thu gọn vào một trang duy nhất, để việc in ấn trở nên gọn gàng hơn.
Bước 5: Tiếp theo, đổi kích thước trang thành A4 trong phần Page Size. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng bảng tính sẽ được in đúng khổ giấy mà bạn đã chọn.
Bước 6: Cuối cùng, chọn nút Print để tiến hành in trang A4. Trước khi in, bạn có thể xem trước để chắc chắn tất cả nội dung đều được trình bày gọn gàng, chuyên nghiệp. Trang Excel in ra sẽ giống như hình ảnh xem trước mà bạn đã thiết lập.
In Excel trong 1 trang bằng tính năng Breaks
Bước 1: Mở mục Page Layout trên thanh công cụ.
Bước 2: Nhấp vào Breaks và chọn Insert Page Break.
Bước 3: Sau khi thực hiện, file Excel sẽ tự động điều chỉnh các trang để vừa với khổ giấy A4.
Bước 4: Để in, bạn vào mục File và chọn Print. Tại đây, bạn có thể xem trước bản in để đảm bảo rằng mọi thứ đều ổn.
Bước 5: Cuối cùng, hình ảnh tờ giấy in ra sẽ giống như hình xem trước mà bạn đã kiểm tra trước đó.
Xóa, ẩn những cột thừa trong Excel
Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn in. Đảm bảo rằng bạn đã chọn bảng tính có chứa dữ liệu cần thiết.
Bước 2: Xem xét các cột trong bảng tính, xác định những cột nào không cần thiết cho bản in. Bạn có thể cần xem lại dữ liệu để đảm bảo rằng chỉ những thông tin quan trọng được giữ lại.
Bước 3: Chọn toàn bộ các cột cần ẩn hoặc xóa. Để làm điều này, bạn nhấn vào tiêu đề của cột đầu tiên cần ẩn hoặc xóa, sau đó giữ phím Shift và nhấp vào tiêu đề của cột cuối cùng trong dãy bạn muốn chọn.
Bước 4: Sau khi đã chọn xong, bấm chuột phải vào vùng đã chọn. Tại đây, bạn sẽ thấy hai tùy chọn: Delete (xóa) hoặc Hide (ẩn). Nếu bạn muốn xóa hẳn cột, chọn Delete. Nếu chỉ muốn ẩn cột đó để không bị hiển thị trong bản in, chọn Hide.
Bước 5: Sau khi thực hiện việc xóa hoặc ẩn cột, hãy xem lại bảng tính để đảm bảo rằng dữ liệu còn lại là những thông tin quan trọng mà bạn muốn in.
Bước 6: Cuối cùng, vào mục File và chọn Print để xem trước bản in.
Một số lưu ý quan trọng khi in Excel
Khi in bảng tính Excel ra giấy, có một số lưu ý quan trọng bạn nên ghi nhớ để đảm bảo chất lượng bản in và tính chuyên nghiệp của tài liệu:
- Xem trước bản in: Trước khi in, hãy mở trang trong chế độ Print Preview để kiểm tra cách nội dung hiển thị, rà soát các lỗi cũng như kịp thời điều chỉnh nếu phát hiện sai sót trong Excel.
- Kiểm tra kích thước và căn lề: Hãy chắc chắn bạn đã chọn đúng kích thước trang cần in. Đồng thời, bạn cũng nên xem lại các thông số của lề trên, dưới, trái và phải để nội dung được căn chỉnh vừa khít trên khổ giấy A4.
- Chọn chế độ hiển thị: Tùy vào đặc điểm của bảng tính, hãy chọn chế độ in ở chiều ngang (Landscape) hoặc chiều dọc (Portrait) phù hợp nhất với nội dung mà bạn muốn trình bày.
- Điều chỉnh phông chữ và kích thước bảng: Kiểm tra xem phông chữ, kích thước chữ đã đủ lớn để người đọc dễ dàng theo dõi hay chưa. Nếu cần, bạn có thể điều chỉnh thêm theo hướng dẫn in Excel để mọi thông tin đều dễ đọc.
- Kiểm tra hình ảnh và màu sắc: Để bản in trông thẩm mỹ và chuyên nghiệp hơn, bạn có thể kiểm tra xem hình ảnh hay màu sắc có hiển thị chính xác hay không. Nếu nội dung trải dài quá nhiều trang, bạn nên tìm cách phân chia lại sao cho phù hợp.
Tạm kết
Trên đây là những phương pháp cơ bản hỗ trợ bạn thực hiện cách in Excel trong 1 trang chi tiết, hiệu quả. Với những thông tin mà Mac247 đã chia sẻ, hy vọng bạn có thể tối ưu hóa quy trình in ấn, trình bày nội dung Excel gọn gàng, chuyên nghiệp hơn.
Mọi chi tiết tham khảo tại trang: mac247.vn
Địa chỉ: 73 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 17, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Hotline: 0924.303.303